Assistant(e) Ressources Humaines – Référent(e) temps de travail et Octime

Employeur : CIAS du Mont de Marsan (Landes 40)

Filière / Qualification du poste : Filière Administrative – Catégorie C

Prise de poste : Juillet 2026

TITULAIRE OU A DÉFAUT CONTRACTUEL

Le Pôle Hébergement du CIAS est composé de trois EHPAD (EHPAD du Marsan, Jeanne Mauléon et EHPAD de Saint Pierre) et de la Maison d’Accueil Temporaire. Dans le cadre d'une création de poste, nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) RH qui sera placé(e) sous la responsabilité de la Responsable RH du Pôle Social et aura pour missions principales d'assurer la gestion opérationnelle du temps de travail des professionnels au sein des établissements du pôle hébergement, de garantir la fiabilité des données présentes dans le logiciel OCTIME, de sécuriser la gestion des compteurs réglementaires et assurer la transmission fiable des variables de paie aux services compétents. Ce poste constitue l’interface opérationnelle entre les établissements, les responsables de proximité, le service des absences, le service paie et la Responsable RH du Pôle social.

Référente fonctionnelle du logiciel OCTIME – Assurer l’administration fonctionnelle quotidienne du logiciel de gestion des temps

• Créer les dossiers des nouveaux agents dans OCTIME

• Paramétrer les profils utilisateurs

• Affecter les populations de gestion

• Intégrer les contrats de travail

• Paramétrer les quotités de travail

• Affecter les cycles de travail

• Contrôler les règles de gestion associées

• Mettre à jour les situations administratives

• Paramétrer les changements de temps de travail

• Vérifier le bon fonctionnement des interfaces

• Assurer un contrôle régulier de la qualité des données

• Participer aux évolutions du paramétrage du logiciel

• Être l’interlocutrice privilégiée des utilisateurs sur les questions relatives à OCTIME

Gestion et contrôle du temps de travail – Garantir la fiabilité des données de gestion du temps de travail

• Contrôler quotidiennement les anomalies de pointage

• Vérifier les écarts entre planning prévisionnel et réalisé

• Assurer le suivi des compteurs réglementaires

• Contrôler les heures supplémentaires

• Contrôler les récupérations

• Assurer le suivi des repos compensateurs

• Contrôler le respect des cycles de travail

• Identifier les situations atypiques nécessitant une régularisation

• Produire des tableaux de suivi destinés à la direction et à la Responsable RH

Gestion des congés, absences et autorisations spéciales d’absence – Assurer le suivi administratif des droits à absence

• Contrôler les droits à congés annuels

• Vérifier les droits à RTT le cas échéant

• Contrôler les compteurs CET

• Assurer le suivi des autorisations spéciales d’absence

• Vérifier la conformité des justificatifs transmis

• Assurer le lien avec le service gestion des absences

• Contrôler les absences restant à qualifier

• Relancer les établissements en cas de justificatifs manquants

• Identifier les situations pouvant entraîner une retenue sur rémunération

• Alerter la Responsable RH sur toute situation sensible

• Assurer le relais sur site entre le référent informatique, la DSI et les prestataires extérieurs

Préparation et transmission des variables de paie – Garantir la fiabilité des éléments transmis au service paie

• Réaliser les extractions mensuelles OCTIME

• Contrôler les données avant transmission

• Vérifier les heures supplémentaires

• Vérifier les heures de remplacement

• Vérifier les astreintes

• Vérifier les indemnités liées au travail de nuit

• Vérifier les indemnités de dimanche et jours fériés

• Vérifier les récupérations et retenues éventuelles

• Identifier les anomalies de calcul

• Préparer les états de transmission mensuels

• Assurer le suivi des corrections demandées par le service paie

• Participer à la sécurisation de la chaîne paie

Production de tableaux de bord RH – Contribuer au pilotage des ressources humaines

• Élaborer les états statistiques relatifs au temps de travail

• Produire des indicateurs d’absentéisme

• Réaliser des extractions pour la Direction

• Assurer le suivi des effectifs présents

• Participer à la préparation des données sociales

• Contribuer à la préparation du RSU

Assistance et accompagnement des utilisateurs – Accompagner les cadres et responsables dans l’utilisation des outils RH

En l’absence de l’assistante RH chargée de la coordination RH opérationnelle quotidienne afin de garantir une continuité d’activité sur ses missions

• Gestion des premières phases de recrutement (diffusion d’annonces, présélection, prise de rendez-vous, suivi des candidatures)

• Suivi et mise à jour du tableau des effectifs

• Coordination des remplacements et gestion des besoins urgents

• Suivi administratif des agents contractuels et titulaires

• Participation au suivi des carrières

• Participation à la prévention des risques organisationnels et tensions d’effectifs